불필요한 업무처리시간을 줄이고, 창의적인 업무, 도민에게 필요한 업무에 집중할 것
업무관리시스템을 활용하여 실질적인 일하는 방식과 환경 전환
경상남도가 업무관리시스템을 활용해 제때 제대로 일할 수 있는 스마트한 업무환경으로 일하는 방식을 바꾼다. 불필요한 업무처리시간을 줄여 창의적인 업무, 도민에게 필요한 업무에 집중하기 위한 것이다. 이에 29일(수) 오후 2시 소회의실에서, ‘업무관리시스템을 활용한 일하는 방식 변화 보고회’를 개최하고, 시스템의 효율적인 정착과 활성화를 위한 방안에 대해 논의했다.
도지사가 주재한 이번 회의는 업무관리시스템 구축·운영 경험이 있는 전문가로 구성된 자문단과 관계부서 직원이 함께 참여한 가운데 진행됐다. ‘업무관리시스템’은 업무처리 과정의 모든 정보를 쉽게 공유‧축적‧활용할 수 있도록 하여 정보를 유기적으로 연결하고 중복되는 일을 줄여, 업무를 투명하게 기록하고 효율적으로 관리할 수 있도록 하는 시스템이다.
지난 12월에 서비스를 개시한 이 시스템은 오프라인으로 처리하던 업무프로세스를 온라인화해 업무처리 흐름의 칸막이를 제거하고 업무의 투명성과 효율성을 높이기 위한 것으로, 경남도가 행정환경에 맞게 직접 개발했으며 1개월의 시범운영 기간을 거쳐 본격적으로 운영된다.
일하는 방식의 변화가 기대되는 주요기능을 살펴보면 업무구상단계에서 정보를 공유‧논의하고, 의제화‧정책화하는 과정을 기록하는 정보의제관리, 정책수립 시 수평적 소통기능을 강화해 합리적인 의사결정을 지원하는 온라인보고체계, 오프라인 회의정보를 온라인화해, 계획부터 결과까지 관리하는 회의관리를 들 수 있다. 도정 이행과제를 수행하는 현황을 점검할 수 있는 과제관리, 업무 노하우를 담은 직무편람과 각종 정보와 권한을 후임자에게 전달하는 업무인계인수가 있다.
이 밖에 통합검색, 업무처리와 연계한 일정관리, 소통과 공유의 통합게시판, 부서 정보를 공유하는 부서공간 등은 실용적인 업무처리를 지원한다.
이와 같이 업무관리시스템을 활용하면 업무처리 과정에서 정보를 축적‧기록할 수 있고, 직원들이 이를 서로 공유해 업무역량을 높일 수 있다.
또한 이런 정보를 활용해 보다 나은 정책개발과 행정서비스로 재창출하는 업무환경이 조성될 수 있다.
김경수 도지사는 “민첩하게 변하는 시대에 행정도 언제 어디서든 유연하게 대응할 수 있는 업무환경이 될 수 있도록 해야한다”며, “업무관리시스템을 제대로 활용해 효율적이고 투명한 업무처리가 되도록 일하는 방식을 과감히 바꿔 시스템을 기반으로한 올바른 정책결정과 업무수행을 할 수 있도록 적극 노력해달라” 고 당부했다.
한편, 업무를 수행하면서 업무관리스템에 축적되는 정보들 중 도민이 알아야 할 유용한 정보들을 도 홈페이지와 자동연계하여 투명하게 공개할 계획이다.